Datenschutzerklärung und Verantwortlichkeiten
für die Webseiten von Scharff Digitale Archivierung
Stand: August 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Philipp Scharff
Wesloer Str. 112
23568 Hansestadt Lübeck
Telefon: 0451 393072
E-Mail: Philipp.Scharff@scharff.de
2. Datenschutzbeauftragter
Für Scharff Digitale Archivierung (Philipp Scharff) ist nach den vorliegenden Angaben die Bestellung eines eigenen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO nicht zwingend vorgeschrieben.
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an den oben genannten Verantwortlichen.
3. Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde
Die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Telefon: 0431 988-1200
E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
4. Allgemeine Hinweise zum Datenschutz
Datenschutz hat für Scharff Digitale Archivierung (Philipp Scharff) einen hohen Stellenwert.
Die Nutzung unserer Internetseiten ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern besondere Dienste oder Leistungen über unsere Internetseite in Anspruch genommen werden, kann jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich sein.
Besteht für eine erforderliche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir grundsätzlich die Einwilligung der betroffenen Person ein.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung sowie den sonstigen für uns geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, verwendeten und verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie über die Rechte der betroffenen Personen.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten bestmöglich zu schützen.
Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen. Ein absoluter Schutz kann daher nicht gewährleistet werden. Betroffenen Personen steht es frei, personenbezogene Daten auch auf anderen Wegen, beispielsweise telefonisch, an uns zu übermitteln.
5. Begriffsbestimmungen
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Eine Person gilt insbesondere dann als identifizierbar, wenn sie direkt oder indirekt über Merkmale wie Name, Kennnummer, Standortdaten, Online-Kennung oder andere persönliche Merkmale identifiziert werden kann.
Betroffene Person
Eine betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Verarbeitung
Verarbeitung bezeichnet jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.
Dazu gehören insbesondere:
- Erheben
- Erfassen
- Organisation
- Ordnen
- Speicherung
- Veränderung
- Auslesen
- Abfragen
- Verwendung
- Übermittlung
- Verbreitung
- Abgleich
- Verknüpfung
- Einschränkung
- Löschung
- Vernichtung
Einschränkung der Verarbeitung
Die Einschränkung der Verarbeitung ist die Kennzeichnung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, deren zukünftige Verarbeitung einzuschränken.
Profiling
Profiling bezeichnet eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, bei der diese Daten genutzt werden, um bestimmte persönliche Aspekte einer Person zu bewerten oder vorherzusagen.
Pseudonymisierung
Pseudonymisierung ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, bei der die Daten ohne zusätzliche Informationen nicht mehr einer bestimmten Person zugeordnet werden können.
Die zusätzlichen Informationen müssen dabei gesondert aufbewahrt und entsprechend geschützt werden.
Verantwortlicher
Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
Auftragsverarbeiter
Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
Empfänger
Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden.
Dritter
Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den unter deren unmittelbarer Verantwortung handelnden Personen.
Einwilligung
Eine Einwilligung ist eine freiwillig, informiert und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung, mit der eine Person der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zustimmt.
6. Cookies
Unsere Internetseiten verwenden Cookies.
Cookies sind kleine Textdateien, die über einen Internetbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden können.
Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Sie ermöglicht es, einen Browser bei einem späteren Besuch wiederzuerkennen.
Cookies können beispielsweise dazu dienen:
- bestimmte Funktionen der Website bereitzustellen,
- Einstellungen zu speichern,
- die Nutzung der Website komfortabler zu gestalten,
- Sitzungen technisch aufrechtzuerhalten.
Nutzer können die Speicherung von Cookies durch entsprechende Einstellungen ihres Internetbrowsers verhindern.
Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit über den Browser oder andere geeignete Programme gelöscht werden.
Werden Cookies deaktiviert, können unter Umständen bestimmte Funktionen der Internetseite nicht vollständig genutzt werden.
Nach den dieser Datenschutzerklärung zugrunde liegenden Angaben werden auf dieser Website derzeit lediglich funktionsbezogene Cookies eingesetzt, die für die technische Funktionalität erforderlich sind.
7. Service-Portal
Das Service-Portal von Scharff Digitale Archivierung kann folgende Cookies verwenden:
Service-Session-Cookie
Dieses Cookie dient dazu, die Funktionalität des Portals während der aktuellen Sitzung sicherzustellen.
Es verliert nach dem Schließen des Browsers seine Gültigkeit.
E-Mail-Adressen-Cookie
Auf Wunsch des Nutzers kann die E-Mail-Adresse gespeichert werden, damit sie bei einer erneuten Service-Anfrage nicht erneut eingegeben werden muss.
Sofern diese Funktion aktiviert wird, kann das Cookie bis zu einem Jahr nach der letzten Nutzung des Service-Portals gültig bleiben.
Spracheinstellungs-Cookie
Dieses Cookie kann dazu verwendet werden, das Portal in einer vom Nutzer gewählten Sprache anzuzeigen.
Nach den vorliegenden Angaben ist diese Funktion derzeit deaktiviert.
8. Server-Logfiles und allgemeine Daten
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite können automatisch allgemeine Daten und Informationen erfasst und in Server-Logfiles gespeichert werden.
Hierzu können gehören:
- Browsertyp und Browserversion,
- verwendetes Betriebssystem,
- Referrer-URL,
- aufgerufene Unterseiten,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- IP-Adresse,
- Internet-Service-Provider,
- weitere technische Daten, die insbesondere der Sicherheit dienen.
Diese Informationen werden unter anderem benötigt, um:
- die Inhalte der Website korrekt auszuliefern,
- die technische Funktionsfähigkeit sicherzustellen,
- die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten,
- Angriffe auf unsere IT-Systeme erkennen und untersuchen zu können.
Die Server-Logdaten werden grundsätzlich getrennt von Daten gespeichert, die eine betroffene Person selbst übermittelt.
9. Registrierung auf unserer Internetseite
Sofern auf unserer Website eine Registrierung angeboten wird, können die dabei eingegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden.
Welche Daten erhoben werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske.
Zusätzlich können bei der Registrierung unter anderem folgende technische Daten gespeichert werden:
- IP-Adresse,
- Datum der Registrierung,
- Uhrzeit der Registrierung.
Diese Daten können zur Verhinderung von Missbrauch sowie zur Sicherung unserer Dienste erforderlich sein.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, soweit keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Weitergabe beispielsweise für die Erbringung einer vertraglichen Leistung erforderlich ist.
Registrierte Personen können ihre gespeicherten personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen berichtigen oder löschen lassen.
10. Kontaktaufnahme
Unsere Internetseite ermöglicht die elektronische Kontaktaufnahme, beispielsweise über E-Mail oder gegebenenfalls ein Kontaktformular.
Wenn Sie uns kontaktieren, werden die dabei freiwillig übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Kommunikation mit Ihnen verarbeitet und gespeichert.
Eine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, soweit dafür keine rechtliche Grundlage besteht.
11. Löschung und Sperrung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Entfällt der Speicherungszweck oder endet eine vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist, werden die Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt.
12. Rechte betroffener Personen
Betroffenen Personen stehen nach der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere folgende Rechte zu.
Recht auf Bestätigung
Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie betreffen.
Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Die Auskunft kann insbesondere Informationen enthalten über:
- die Verarbeitungszwecke,
- die Kategorien der verarbeiteten Daten,
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern,
- die geplante Speicherdauer,
- Rechte auf Berichtigung oder Löschung,
- Rechte auf Einschränkung der Verarbeitung,
- ein bestehendes Widerspruchsrecht,
- das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde,
- die Herkunft von Daten, sofern sie nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden,
- gegebenenfalls automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling.
Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Unvollständige personenbezogene Daten können unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke vervollständigt werden.
Recht auf Löschung
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:
- die Daten für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind,
- eine Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage besteht,
- Sie wirksam Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben,
- die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden,
- eine gesetzliche Verpflichtung zur Löschung besteht.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und andere gesetzliche Ausnahmen bleiben unberührt.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Dies gilt beispielsweise dann, wenn:
- Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten,
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie jedoch statt einer Löschung eine Einschränkung wünschen,
- die Daten von uns nicht mehr benötigt werden, Sie diese jedoch zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen benötigen,
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und die Prüfung noch nicht abgeschlossen ist.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
Sie können außerdem verlangen, dass diese Daten einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.
Recht auf Widerspruch
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen bestimmte Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
Werden personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.
Recht auf Widerruf einer Einwilligung
Eine erteilte datenschutzrechtliche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt hiervon unberührt.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den unter Punkt 1 genannten Verantwortlichen wenden.
13. Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Nach den vorliegenden Angaben verzichten wir auf ausschließlich automatisierte Entscheidungen oder Profiling, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.
14. Google Analytics
Nach den dieser Datenschutzerklärung zugrunde liegenden Angaben ist Google Analytics auf dieser Website derzeit nicht aktiviert.
Sollte Google Analytics zukünftig eingesetzt werden, muss diese Datenschutzerklärung vor der Aktivierung entsprechend angepasst werden.
Insbesondere sind dann unter anderem der konkrete Dienstanbieter, Umfang und Zweck der Verarbeitung, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, mögliche Datenübermittlungen sowie die vorhandenen Widerspruchs- und Einwilligungsmöglichkeiten zu erläutern.
15. Google Web Fonts
Nach den vorliegenden Angaben verwendet diese Website Google Web Fonts zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten.
Beim Aufruf der Website kann der Browser dazu eine Verbindung zu Servern von Google herstellen und Schriftarten laden.
Dabei kann insbesondere die IP-Adresse des Nutzers an Google übermittelt werden.
Die Verwendung erfolgt nach den Angaben der zugrunde liegenden Datenschutzerklärung im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung des Online-Angebots.
Falls Google Fonts stattdessen lokal auf dem Webserver gespeichert werden und keine Verbindung zu Google-Servern erfolgt, muss dieser Abschnitt entsprechend angepasst oder entfernt werden.
16. XING
Nach den dieser Datenschutzerklärung zugrunde liegenden Angaben können auf der Website Komponenten des sozialen Netzwerks XING eingebunden sein.
Anbieter ist:
New Work SE / XING
Deutschland
Beim Aufruf einer Seite mit einer eingebundenen XING-Komponente kann eine Verbindung zu Servern des Anbieters hergestellt werden.
Ist ein Nutzer gleichzeitig bei XING angemeldet, kann XING unter Umständen erkennen, welche Unterseite unserer Website aufgerufen wurde.
Wenn keine XING-Komponenten oder XING-Plugins auf dieser Website eingesetzt werden, ist dieser Abschnitt zu entfernen.
17. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang insbesondere auf Grundlage der folgenden Bestimmungen:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Diese Rechtsgrundlage kommt zur Anwendung, wenn wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen
Diese Rechtsgrundlage gilt, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung
Diese Rechtsgrundlage gilt, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO – Lebenswichtige Interessen
In besonderen Ausnahmefällen kann die Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen einer betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person erforderlich sein.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen
Eine Verarbeitung kann außerdem erfolgen, wenn sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen.
18. Berechtigte Interessen
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, besteht unser berechtigtes Interesse insbesondere in der ordnungsgemäßen Durchführung unserer Geschäftstätigkeit sowie der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unserer Internetangebote.
19. Speicherdauer
Die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck und den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist werden die entsprechenden Daten gelöscht, sofern sie nicht weiterhin zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.
20. Gesetzliche und vertragliche Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann gesetzlich vorgeschrieben oder für den Abschluss beziehungsweise die Durchführung eines Vertrags erforderlich sein.
Werden erforderliche personenbezogene Daten nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass ein Vertrag oder eine angeforderte Leistung nicht durchgeführt werden kann.
Ob die Bereitstellung bestimmter Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist, richtet sich nach dem jeweiligen Einzelfall.
21. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir nach den vorliegenden Angaben auf automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling im Sinne der einschlägigen Vorschriften der DSGVO.
22. Aktualität dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand August 2026.
Durch Änderungen unserer Website, verwendeter Dienste, Plugins oder gesetzlicher Anforderungen kann eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden.
Wir empfehlen daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig auf ihre Aktualität zu überprüfen.